UMC Utrecht onderzoekt patiëntbrieven die niet zijn verzonden

Het UMC Utrecht heeft vastgesteld dat een aantal patiëntbrieven in ons elektronisch patiëntendossier (EPD) onbedoeld de status 'niet verzonden' heeft behouden. Dat betekent dat niet zeker is of de patiënt of zijn andere zorgverleners deze brief heeft ontvangen. Het gaat om ongeveer 9.000 brieven die in de periode 1 maart 2024 tot en met 1 april 2026 zijn aangemaakt. Uit een steekproef blijkt dat in een groot deel van de gevallen de patiënt de brief op een andere manier heeft ontvangen. Een brief kan bijvoorbeeld zijn afgedrukt en tijdens een afspraak aan een patiënt zijn meegegeven. Dat weten we op dit moment echter niet voor alle brieven zeker. Het UMC Utrecht onderzoekt nog welke gevolgen dit mogelijk heeft.

Op dit moment zijn er geen aanwijzingen dat de niet verzonden brieven gevolgen hebben gehad voor de zorg, maar dat is ook nog niet uitgesloten. Belangrijke informatie moet patiënten en zorgverleners op tijd bereiken en iedereen moet kunnen vertrouwen op een volledig en actueel medisch dossier. Per jaar verstuurt het UMC Utrecht ongeveer 500.000 brieven. Het had niet mogen gebeuren dat bij een deel daarvan twijfel over verzending aan de patiënt is ontstaan.

Wat gebeurt er nu?

Om alle twijfel weg te nemen beoordelen de betrokken behandelen de komende weken alle brieven een voor een. Op basis van die beoordeling bepalen zij welke vervolgactie nodig is.

Wat betekent dit voor patiënten? 

• Niet iedere niet verzonden brief heeft gevolgen voor de zorg of behandeling van een patiënt. Daarom beoordelen de behandelaren alle niet verzonden brieven zorgvuldig. Als een brief niet relevant (meer) is voor het medisch dossier zal deze worden verwijderd. Bijvoorbeeld als het om dubbele exemplaren gaat.
• Mocht uit de beoordeling blijken dat persoonlijk contact nodig is, dan neemt de afdeling waar u onder behandeling bent zelf contact op met de patiënt. De brief wordt toegevoegd aan het dossier en is daarmee zichtbaar in het patiëntportaal. Ook wordt de brief alsnog verzonden aan de huisarts.
• Als een brief uitsluitend wordt verzonden om het medisch dossier compleet te maken, neemt de afdeling niet actief contact op. Patiënten kunnen uiteraard altijd contact opnemen met hun behandelaar als zij vragen hebben.

Wat doen we om herhaling te voorkomen?

Het UMC Utrecht heeft direct maatregelen genomen om de kans op herhaling zo klein mogelijk te maken. Zo zijn de werkafspraken rondom het verwerken en verzenden van patiëntbrieven aangescherpt, krijgen medewerkers aanvullende instructie over het juiste gebruik van het systeem en worden periodiek controles uitgevoerd op brieven die nog niet zijn verzonden. Wanneer we daarbij afwijkingen zien, ondernemen we direct actie.

Daarnaast evalueren we zorgvuldig hoe dit heeft kunnen gebeuren en waarom dit niet eerder is gesignaleerd. Op basis van deze evaluatie bepalen we welke aanvullende verbetermaatregelen nodig zijn voor de langere termijn.